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舟山市本级失业职工档案管理工作现况分析及对策建议

发布日期:2018-12-13 访问次数: 字号:[ ]


 

失业职工档案是职工在失业前个人信息的重要载体,是人力资源管理与开发的重要依据,也是最为直观、全面的信息源。我市失业职工档案管理服务工作始于国有集体企业用工制度改革和企业改制的非常时期,下岗失业职工合理流动和促进劳动力市场化配置发挥了重要作用。为进一步提升档案服务质量,近年来,我市就业服务部门不断优化失业职工档案服务流程,创新和改进失业职工人事档案管理模式,在全省率先实现了失业职工档案管理数字化、规范化,实现档案资源共享有效推动了档案信息资源的开发利用。现就当前档案管理情况进行分析,并就如何强化失业职工档案管理提出建议。

一、总体情况

舟山市本级失业职工档案库存39185卷,其中已退休失业职工档案10996卷,未退休失业职工档案27253卷,另有无确凿公安身份信息档案936卷。2017年底,我市完成失业职工数字档案信息库创建工作,搭建了档案接收、入库、管理、查阅一体的数字档案影像平台所有失业职工档案实行纸质和数字化并存管理模式,有利于维护失业职工人事档案的安全与完整,延长纸质档案的使用寿命

(一)库存档案年龄层次分布情况。市就业部门从2000年开始大规模保管国有企业转制下岗失业职工档案,并开展相关的档案服务工作。

从法定劳动年龄段来看,截止2018年,市本级失业职工档案库存总量达38249卷,其中保管的法定劳动年龄段内失业职工档案27253卷(男性17523卷,女性9730卷),占总库存量73%;已办理退休失业职工档案10996卷(男性4177卷,女性6819卷),占总库存量的27%(见图一)

 

从各个年龄层来看,年龄层次在18-30周岁,存档量2077卷(男性1041卷、女性1036卷);31-40周岁存档量6747卷(男性3195卷、女性3552卷);41-50周岁存档量12078卷(男性6284卷、女性5794卷);51-60周岁存档案量12798卷(男性7662卷、女性5136卷);61-70周岁存档量3896卷(男性2950卷、女性946卷);70周岁以上存档量为652卷(男性568卷、女性84卷)。(见表一

失业职工档案年龄层次分布结构(表一

年龄

18-30周岁

31-40周岁

40-50周岁

51-60周岁

61-70周岁

70周岁以上

性别

数量(卷)

1041

1036

3195

3552

6284

5794

7662

5136

2950

946

568

84

从上述分析来看,年龄层次在40周岁至60周岁失业职工档案是档案库存分布最集中、存量最大的区域,库存量达到24876卷,占档案总存量的65%(见图)。其中,由于办理退休工龄核定、军龄认定、灵活就业人员社保补贴申领、失业保险金申领等相关补贴的视同缴费年限核定业务都需要查阅原始档案记录,故40-60周岁男性失业职工档案和40-50周岁女性失业职工档案是近几年来最主要的档案服务对象。

 

 

(二)历年档案接收情况。大批量接收失业职工档案时期分别集中在2001年和2013年。从数据表(图三)可以看出,2001、2013年接档高峰期,分别5271卷和6415卷。这主要是由于2001年我市国有集体企业用工制度改革和企业改制的人员剥离、下岗失业高峰期2013年是我市船舶修造、航运业及与其相关联产业陷入经济危机,大量企业停产倒闭的时期,导致这两年接收失业职工档案量大幅上升

  

2014年,我市为简化办事环节,在企业办理退工手续时无需再提供失业职工档案。2015年我市出台关于《进一步完善就业失业登记管理办法的通知》,对符合失业登记条件的失业人员,不得以人户分离、户籍不在本地或没有档案等为由不予受理失业职工档案与企业退工及失业登记结束捆绑式经办,接档量2014年起,呈逐年下降的态势

(三)档案数字化建设情况。随着信息化技术的不断发展,档案管理电子化、信息化成为必然趋势。2015年6月,我市上线失业人员档案影像管理系统,对新接收档案实行纸质化和数字化并存模式,每份实体档案从接收到档案室入库上架,都通过数字扫描,录入信息系统。2016年1月启动对历史档案数字化扫描项目,项目分阶段有序推进。通过专业化的整理、核对、分类、扫描、装订、装盒等一系列繁杂精细的工作,到2017年底完成近4万卷库存纸质档案的扫描,扫描档案材料总页数达138.76万张,搭建完成了档案接收、采集、管理、借阅、利用一体的数字档案信息系统。

2015年底档案影像系统上线启用时,电子档案借阅量远低于纸质档案借阅量。2016年,电子档案借阅只占总借阅量12%2017年电子档案借阅量大幅上升,达2761卷,占总借阅量88.9%2018年上半年,我市进一步实现档案资源全面共享,失业职工电子档案利用率达97.3%(见图四)。 

 

二、失业职工档案管理存在的问题

由于我省各地市失业职工档案管理存在政策不统一的问题,导致市外档案转移困难重重。比如,非户籍地人员到达法定退休年龄,符合参保地办理社保退休的条件当地社保部门和单位所属街道均不接收档案转移,要求个人自带档案办理退休手续,存在较大隐患。

三、加强的失业职工档案管理工作的对策及建议

(一)高度重视,加强失业职工档案管理工作。强化失业职工档案监督检查,发现问题及时查清,分清责任,严肃处理。对档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员,要视情节轻重,给予批评教育纪律处分。针对失业职工档案丢失或短缺现象,积极指导职工个人或主动协调相关部门、企业,充分利用各综合档案馆馆藏档案,为丢失档案人员提供依据,及时补办档案材料,保障失业职工合法权益。

(二)解决档案归属问题,为后续管理提供优质服务。建议县级以上劳动保障部门整合档案管理机构,实现各类失业职工的档案管理同人同库社会化发放退休人员的档案由统筹地社保经办机构统一管理。这样将解决档案多头管理局面,统一人事档案完整性归属让档案再利用过程中的失业职工无需多跑部门,方便快捷取用全部档案,有效提高档案利用效率。

(三)加强档案管理人才培养,提高档案管理者素质。息技术日新月异的今天,培养一批既懂信息技术又懂档案管理的专业人才成为失业职工档案工作的重中之重。下一步,要加强档案管理人员的培养,多渠道引进专业技术人才,同时对现有的档案管理人员进行培训教育,加强档案业务学习,更新知识结构、提高实际工作能力和工作责任心,推动档案管理工作现代化和信息化进程。

(四)搭建电子档案安全体系,实现电子档案规范化管理。制定和健全电子档案管理的检查审核制度,从电子档案归档前的鉴定、检测、整理等环节规范电子档案的归档管理,对电子档案实施全程监控、层层把关积极探索开辟电子档案网上办事途径,创建更高效、更便民的现代化服务体系,在全面落实“跑一次”的基础上,进一步推动档案业务“跑零次”。

(五)统一全省失业职工人事档案管理服务模式建议由省人力社保部门出台浙江省失业人员档案管理具体实施办法,进一步规范统一省内档案接收、转移、利用环节的业务办理模式。同时积极探索建立全省网上档案管理一体化服务平台,档案管理实现省、市、县(区)联网运行,既能简化办事程序,更好地为失业人员提供方便快捷的服务,也为下一步档案管理跨省及至全国联网打下坚实的基础。

 

 


信息来源:就业局
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